Khi xem xét các lựa chọn cho việc thiết lập phòng họp chức năng, yếu tố quan trọng nhất là hiểu được các mục tiêu của cuộc họp. Thiết kế phòng họp rất quan trọng để đảm bảo đạt được các mục tiêu. Kết hợp thiết kế với nội dung là bước đầu tiên để một cuộc họp thành công.
Với mục tiêu và đặt mục tiêu lên hàng đầu, tiếp theo hãy xem xét các yêu cầu về âm thanh, hình ảnh, màn hình hiển thị, nhu cầu của người nói và lưu lượng băng thông, cân nhắc đến sự an toàn của người tham gia, sự thoải mái và chỗ ở cho người khuyết tật. Nếu chương trình của bạn bao gồm chức năng ăn uống, hãy xem xét quyền truy cập của phòng họp của bạn vào dịch vụ này và quyết định xem bạn sẽ cần các chức năng này bên ngoài phòng họp của mình hay bao gồm trong phòng họp.
Khi quyết định thiết lập phòng, hãy ghi nhớ ba nguyên tắc để hướng dẫn lựa chọn cấu hình để thiết kế phòng họp:
1. Đặt về phía dài của căn phòng. Đối với một căn phòng hình chữ nhật, việc đặt loa ở cạnh dài sẽ đưa nhiều khán giả đến gần bài thuyết trình hơn. Nếu bạn đang thiếu không gian hoặc sử dụng màn hình (Tường video) phía sau, bạn có thể phải đặt sân khấu ở phía ngắn của căn phòng để tiết kiệm không gian hơn.
2. Giảm thiểu chỗ ngồi thẳng hàng. Đặt ghế theo hình bán nguyệt hoặc hình xương cá (hình chữ V) để khán giả có cái nhìn tốt nhất về bài thuyết trình. Với chỗ ngồi thẳng hàng, bạn chỉ có thể nhìn thấy những người bên cạnh bạn và lưng của những người ở phía trước bạn. Bộ hình bán nguyệt cho phép quan sát giữa mọi người.
3. Tránh lối đi trung tâm. Trung tâm của căn phòng là nơi xem tốt nhất của bài thuyết trình và không nên lãng phí một lối đi. Một lối đi trung tâm sẽ là cần thiết nếu bạn có những người giải trí ra vào giữa phòng.
Ngoài những nguyên tắc này việc lựa chọn bố trí chất lượng công nghệ của âm thanh, hệ thống hiển thị, các thiết bị điều khiển, bộ xử lý hình ảnh… cũng rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của cuộc họp. Với những nguyên tắc này, đã đến lúc chọn thiết lập tối ưu cho cuộc họp tiếp theo của bạn.